Najczęściej popełniane błędy przy wdrożeniach zmian w firmach

Dlaczego niektóre firmy idą prężnie do przodu i krok po kroku realizują pozytywne zmiany w swojej organizacji? Raz szybciej, raz wolniej, ale zawsze przy konsekwentnym trendzie wzrostowym. Szczęście, przypadek, duże zasoby finansowe, machlojki prawniczo-finansowe? Może, ale na pewno starają się unikać sześciu podstawowych błędów jakimi są:

  • brak świadomości wśród załogi, czego ta zmiana dotyczy i po co jest wprowadzana,
  • nie znajdowanie czasu na wdrożenie i ustabilizowanie zmiany,
  • brak określonej struktury,
  • niedostateczne wsparcie najwyższego kierownictwa,
  • deficyt nagród (motywacji finansowej i/lub pozafinansowej) i uznania
  • za mała praca na satysfakcją i pozytywnymi emocjami.

1. Brak świadomości.

Trzeba poinformować wszystkich czego ta zmiana dotyczy, po co jest wdrażana. Upewnić się, że każdy rozumie nasz komunikat w jednakowy sposób. Jeżeli pracownik kręci przysłowiową śrubkę i wie tylko tyle, iż ma za to płacone, a nie po co ta czynność się odbywa i jakie są dalsze konsekwencje, to nie będzie się w tę pracę angażować, czy z nią utożsamiać. Wskazując ważny cel długofalowy, strategiczny, przy dużym ładunku emocjonalnym, zwiększamy współodpowiedzialność, gospodarność, a także zaangażowanie wśród załogi.

Przykład:

Do 2 kamieniołomów przyjeżdża dziennikarka. W pierwszym zdaje pytanie: „Co się tu odbywa?”. Pracownicy narzekają, że ręce, plecy ich bolą, ale taka praca, więc łupią kamienie. To samo pytanie pada w kamieniołomie drugim. Natomiast odpowiedź choć z początku podobna, na koniec zaskakuje, mianowicie: „Łupiemy kamienie, przy takiej samej stawce i bólu jak w pierwszym kamieniołomie, pod piękną katedrę, która tu stanie. Ludzie z całego świata będą przyjeżdżać i oglądać tę katedrę, a nasze imiona i nazwiska będą wygrawerowane na jej kamieniach węgielnych”.

Pytanie retoryczne brzmi – którzy za te same pieniądze pracowali trochę lepiej? Odpowiedź jest oczywista.

2. Nie znajdowanie czasu.

Napisałem to świadomie, ponieważ gdy słyszę z czyichś ust: „Nie mam czasu” to słyszę: „Nie umiem znaleźć czasu, dysponować nim i nie wiem czemu go poświęcić”. W każdej sekundzie każdy z nas decyduje co zrobić ze swoim czasem, zasobem nieodwracalnym, o który warto powalczyć. Nie zrzucajmy odpowiedzialności na świat zewnętrzny, za nasze nieumiejętne nim gospodarowanie. Nie da się jedną ręką (półkulą mózgową) czegoś wdrażać a drugą wykonywać codziennej pracy.

Jeżeli 100% czasu poświęcamy w organizacji na tzw. sprawy bieżące, gaszenie pożarów, rozwiązywanie przeszłości (co było wczoraj), to zapominamy o rozwoju, zapobieganiu, usprawnianiu, pracy nad przyszłością. Każdy biznes składa się z 2 rzeczy: ograniczania kosztów i generowania zysku. Jeżeli firma się nie rozwija, to stoi w miejscu. Przy obecnym rynku następuje jej uwstecznienie i negatywna weryfikacja długofalowa przez gospodarkę.

Powinniśmy tak projektowo zarządzać biznesem aby nie wyrywać pracowników ze szkoleń/wdrożeń do codziennych zadań. Przydzielić odpowiednią ilość czasu na zaplanowanie, wdrożenie i ustabilizowanie zmiany aby stała się nawykiem i weszła w krew.

3. Brak określonej struktury zespołowej, organizacyjne.

Role w zespole są o wiele ważniejsze niż funkcje pełnione w firmie.

Przykład:

Mam 10 super specjalistów, mistrzów świata. Zamykam ich na 2 godziny w pomieszczeniu, aby rozwiązali problem, który leży w ich kompetencjach. Lecz oni się kłócą, każdy próbuje udowodnić, że jest mądrzejszy od poprzednika. Następnie idą na inne obszary firmy i sieją negatywne emocje. Wynik – czas stracony i demotywacja załogi. Tylko dlatego, że nie wiedziałem, iż te 10 osób jest krytycznymi sędziami (rola w zespole) i praca zespołowa w takim składzie jest niemożliwa.

Co mi po ludziach z super wiedzą i minimalnym „chciejstwem”? Wszelkie „spychologie” i „ping-pongi” wewnątrz zakładowe, „to nie ja”, „to nie do mnie”, „nie mam czasu”, „idź do kogoś innego”, świadczą o braku zrozumienia, że tworzymy jedną firmę, jeden zespół. Należy rozpoznać kto w jakiej roli zespołowej czuje się najlepiej. Jakie ma mocne i słabe strony, wyznaczyć zespoły oraz role względem zmiany, którą wdrażamy. Oprócz kompetencji, zasobów, przydzielić członkom zespołów realną możliwość wyciągania konsekwencji względem pracowników.

4. Niedostateczne wsparcie.

„Idź i o problemach zamelduj po ich rozwiązaniu”, nie jest przykładem dobrego delegowania. Przełożony posiada zasoby niedostępne osobie wykonującej zadanie. Może przydzielić czas, narzędzia fizyczne oraz wirtualne. Co najważniejsze, a często pomijane zapewnić potrzebę bezpieczeństwa (która jest w każdym z nas), czyli udzielić „błogosławieństwa”, zapewnić o wsparciu i czynami potwierdzać słowa. Nie rzucać pracownika „wilkom na pożarcie”.

„Namaszczenie” lidera w obecności załogi przez zarząd powinno nastąpić na samym początku wdrażania zmian. Rolą osób kierujących, zarządzających jest wspieranie, praca nad wiedzą i nad pracą (a nie w pracy). Również motywowanie, zachęcanie, udzielanie uprawnień oraz kompetencji, wyciąganie konsekwencji (pozytywnych i negatywnych), dawanie przykładu. W skrócie pokazywanie innym, że też mogą być liderami.

5. Nagrody i uznanie.

Nie piszę to o rozdawaniu pieniędzy na lewo i prawo. Docenienie werbalne drugiego człowieka jest najlepszą i niestety najrzadziej stosowaną (w krajach słowiańskich) formą motywacji pozafinansowej. Kiedy ostatni raz doceniliśmy kogoś głośno i wyraźnie w naszym otoczeniu? A chcemy być doceniani? No to tajemnica brzmi: czy przełożony czy pracownik, wszyscy jesteśmy ludźmi i to czego oczekujemy od innych, często inni oczekują od nas.

„Dzięki, dobra robota” nic nie kosztuje, a daje informację zwrotną czy dana osoba idzie w dobrym kierunku. Również nie chodzi tu o lizusostwo, czy „cukierkownie”, tylko proste stwierdzenie faktów. Po co to robić skoro: „pracownik wie, że ma pracować dobrze, bo podpisał umowę i ma za to płacone”? Bo sekret brzmi: rzeczy o których nie mówimy, nie istnieją. Tak w domu jak i w pracy.

Nie jesteśmy telepatami. A wiele rzeczy traktujemy jako oczywiste i doceniamy dopiero gdy ich zabraknie. Należy chwalić się sukcesem (rzeczywistym, nie mylić z brakiem skromności), chwalić przy wszystkich, dzielić dobrymi (prawdziwymi) informacjami, wieszać je na tablicach informacyjnych. Także gratulować, podsumowywać/celebrować ukończone zadania/projekty/zmiany, przydzielać nagrody, chociażby ustne pochwały, czy pisane ręcznie dyplomy/listy gratulacyjne dla rodziny pracownika. I nie mylmy demotywacji z motywacją, ale to temat na inne rozważania.

6. Satysfakcja i pozytywne emocje.

Praca powinna być pasją i fajną przygodą <ciężkie westchnienie autora nad miną czytelnika w tym momencie>. Zdaję sobie sprawę, że często tak nie jest. Nawet przy zakładaniu własnego biznesu, czasami mylimy pracę w pracy z pracą nad pracą. Stajemy się wtedy niewolnikami swojej działalności przy 3 razy większej stracie czasowej i podobnych pieniądzach (patrz „Mit przedsiębiorczości”).

Nasze mózgi szybko się nudzą i potrzebują odrobiny ekscytacji, stąd lider, osoby zarządzające powinny promować zmianę. Przedstawić ją chociaż trochę humorystycznie, pokazać dystans do zmiany. Nakreślić ją jako fajne wydarzenie, przygodę czy coś nowego, z czego wiedza i doświadczenie jest okazją na całe życie, żeby stać się lepszym i pełniejszym niż dnia poprzedniego. A tego nikt nam nie zabierze. Ludzka pamięć działa w taki sposób, że im silniejsze emocje tym lepiej coś zapamiętujemy. Niech to więc będą pozytywne emocje.

Podsumowanie

Reasumując: „kto drogę skraca, do domu nie wraca”, czyli nie pomijajmy podstaw i planowania tylko dlatego, że nam się wydają oczywiste, bo dla innych takie nie są. Chcemy zmieniać otoczenie, zacznijmy od siebie.

 

 

Autorem wpisu jest

1-15x21-Damian Szczepaniak
EMBA – Executive Master Bussiness Administration
SSBB – Six Sigma Black Belt
ddconsulting.pl
ddconsultingdamian@gmail.com
+48 785 334 863

Wszelkie prawa zastrzeżone.

 



Opublokowano: 25-10-2017 |